Privacy verklaring

Algemeen

Synchro Club Bree hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Synchro Club Bree houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Bij deze verwerking zijn verschillende spelers betrokken, met elk hun eigen rol. De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is Synchro Club Bree. U kan ons bereiken via de contactgegevens onderaan deze pagina. De verwerkingshandelingen van je persoonsgegevens door Synchro Club Bree worden in beginsel door de hiernavolgende personen aangeduid die als verwerker optreden:

• 

  Evi Van der Gucht
  Voorzitter

• 

  Ilse Dreesen
  Ondervoorzitter

• 

  Wendy Van der Kerken
  Penningmeester

• 

  Iselle van de Konijnenburg
  Secretaris

Bovendien treedt Synchro Club Bree, voor een deel van de verwerkte persoonsgegevens, op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 26 AVG met:

Synchro Club Bree en VZF bepalen daarvoor samen de doeleinden en de middelen van verwerking en hebben daarvoor een overeenkomst afgesloten. Deze overeenkomst is raadpleegbaar op de maatschappelijke zetel van VZF vzw en bij de GDPR-verantwoordelijke van Synchro Club Bree. Een overzicht van de verwerkte gegevens is raadpleegbaar verder in deze verklaring.

Waarom en op welke basis verwerken wij persoonsgegevens?

Naargelang het type van je lidmaatschap worden je persoonsgegevens door Synchro Club Bree verwerkt ten behoeve van één of meerdere van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Je gegevens te kunnen beheren en te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Synchro Club Bree (uitvoering overeenkomst)
• Je aan opleidingen, trainingen, wedstrijden en activiteiten van Synchro Club Bree te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst)
• Lid te worden van de federatie VZF (uitvoering overeenkomst)
• Je aan opleidingen, trainingen, wedstrijden en activiteiten georganiseerd door de federatie VZF of andere organisaties te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst)
• Het afsluiten van een ongevallenverzekering bij ARENA (uitvoering overeenkomst, bescherming vitaal belang betrokkene)
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring vanwege de overheid (gerechtvaardigd belang)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor bovenstaande doelstellingen:

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres, email, telefoonnummers
• Identificatiegegevens: rijksregisternummer, identiteitskaartnummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, kledingmaten, ...
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer en betalingsverkeer met Synchro Club Bree vzw
• Medische gegevens: verklaring van medische geschiktheid
• Competenties: Behaalde sporttechnische (en andere relevante) kwalificaties (brevetten, diploma's, opleidingen, bijscholingen, …)
• Prestaties: wedstrijduitslagen
• Aanwezigheden: deelname aan trainingen, wedstrijden en activiteiten
• Beeldmateriaal

Wie verwerkt de gegevens?

Een algemeen overzicht van welke gegevens, door wie en op welke wijze verwerkt worden kunnen hieronder teruggevonden worden. Een gedetailleerd overzicht van de verwerkte gegevens en wie daarbij betrokken is, wordt bijgehouden in een register van verwerkingsactiviteiten, dat raadpleegbaar is bij de persoon die verantwoordelijk is voor GDPR. Deze persoon is Van der Gucht Evi.

Volgende gegevens worden verwerkt binnen de club:

Volgende gegevens worden overgedragen buiten de club:

Volgende gegevens worden door Synchro Club Bree gezamenlijk met VZF verwerkt:

Opgenomen gegevens in de VZF databank:

• Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, rijksregisternummer
• Woonplaats: straat en nummer, postnummer, gemeente, land
• E-mail, GSM, telefoon
• Licentie nummer, lidnummer
• Sporttechnische kwalificaties
• Relevante niet-VZF sporttechnische kwalificaties
• Registratie van verklaringen medische geschiktheid
• Historiek inschrijvingen in VZF-clubs
• Functies binnen VZF-clubs of in de VZF-organisatie
• Afgeleverde certificaten

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• gepersonaliseerd clubmateriaal (jassen, etc.);
• organisatie van wedstrijden, stages, activiteiten;
• cluboverschrijdende activiteiten;
• fondsenwerving (subsidies).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan degenen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Behoudens absolute noodzaak (vb. deelname aan een WK) verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Voor de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de toestemming van de betrokkene en waar deze verwerking betrekking heeft op personen jonger dan 18 jaar, dient de schriftelijke toestemming daarvoor gegeven te worden door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. In geval van wijzigingen in de privacyverklaring zullen de betrokken partijen hiervan worden ingelicht waarna de eerder gegeven toestemming eventueel ingetrokken kan worden. Zonder uitdrukkelijke intrekking van de gegeven toestemming blijft deze gelden, ondanks latere wijzigingen in de privacyverklaring.

Bewaartermijn

Synchro Club Bree bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Synchro Club Bree verbindt zich ertoe :

• de gegevens verwerkt op grond van toestemming niet langer bij te houden dan 2 jaar na einde lidmaatschap, uitgezonderd eerdere wijzigingen in de verstrekte toestemming;
• de gegevens verwerkt op grond van de uitvoering van de uitvoering van een overeenkomst niet langer bij te houden dan dit gebeurt door VZF en met een maximum van 2 jaar na einde lidmaatschap, uitgezonderd in het geval waar bij het verlopen van deze termijn, een verderlopende verbintenis wordt uitgevoerd die uit deze overeenkomst is voortgevloeid, of wanneer de inhoud van de overeenkomst anders voorziet;
• de gegevens die worden bewaard op basis van een wettelijke verplichting, te zullen bewaren gedurende de termijn zoals door de wet bepaald;
• de gegevens verwerkt op grond van de vitale belangen van de belanghebbende, niet langer bij te houden dan tot op het ogenblik waarop het beschermde belang de verdere bewaring niet langer vereist;
• ongeacht bovenstaande, zullen gegevens die het voorwerp uitmaken van een lopende gerechtelijke of andere procedure, in elk geval bewaard blijven voor zolang als dergelijke procedure dit vereist en dit tot op het ogenblik van uitputting van elk mogelijk rechtsmiddel of tot wanneer enige beslissing onherroepelijk is geworden.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Organisatorische maatregelen

• Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Toegangsbeperking: de toegang tot je gegevens, wordt beperkt tot de personen zoals opgesomd in deze verklaring;
• Elk lid kan via de website via zijn profiel het niveau van privacy van zijn gegevens instellen;
• Geheimhoudingsverplichting: alle personen die namens Synchro Club Bree van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Anonimiteitsprincipe: bij het verzenden van e-mails en communicatie, hanteren we een anonomiteitsprincipe, waarbij de bestemmelingenlijst niet zichtbaar zijn voor de overige ontvangers;
• Digitalisering: gegevens worden voor zoveel als mogelijk op beveiligde digitale wijze verwerkt, om waar mogelijk te vermijden dat gegevens via digitale, papieren of andere weg op een verkeerde plek terechtkomen of door derden raadpleegbaar zijn;

Technische maatregelen

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Gegevenslekken

Ondanks de voorziene maatregelen voor beveiliging van gegevens, kan het toch gebeuren dat er een inbreuk is met betrekking tot je persoonsgegevens. Met inbreuk wordt bedoeld dat je persoonsgegevens gelekt zijn naar derden toe terwijl het zeker niet de bedoeling was. Mocht blijken dat deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor je rechten, zullen wij je onmiddellijk op de hoogte brengen. Daarbij informeren wij je over:

• de aard van de inbreuk;
• de contactpersoon voor verdere informatie;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de genomen maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen waar mogelijk te beperken.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing/verbetering of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via de contactgegevens onderaan deze website kun je ons hiervoor contacteren waarbij je duidelijk omschrijft over welke persoonsgegevens het gaat en welk recht je precies wilt uitoefenen.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken dit om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij:

Wijziging privacyverklaring

Synchro Club Bree kan de privacyverklaring steeds wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in de privacywetgeving. De laatste versie is steeds beschikbaar op onze website.